Bestyrelsen 2023-2025 i dagtilbudsdistrikt Sletten

Distrikt Sletten d. 17/1-23
Bestyrelsesmøde januar 23
Dato: 10/1-23
Sted: Kastaniegården
Kl.: 19.00-21.30
Deltagere: Susanne, Mark, Tine, Trine, Dorthe, Ida, Lasse og Ulla
Afbud: Camilla, Carina og Signe
Ordstyrer: Susanne
Referent: Ulla

Referat:
1. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde. Godkendt med underskrift

2. Orienteringspunkter ved Susanne og Ulla
Regnskab 22 - Endnu ikke afsluttet.
Foreløbige økonomiske prioriteringer for 2023:
- Skur i Græshoppen ca. 70-80.000 kr.
- Små ombygninger i Kastaniegården grundet udfordringer med gennemgangsrum 50.000 kr.
Afskedigelse/opsigelsesperioden koster os 120.000 kr.

Status ansættelser:
Medhjælper til Græshoppen 20 timer i opslag nu.
Der peges på at Camilla fra bestyrelsen deltager ved ansættelsessamtalerne torsdag d. 26/1. Ulla skriver til Camilla
Der bliver etableret endnu en ressourceplads i Græshoppen. Medarbejder fra Kastaniegården flyttes i den forbindelse til Græshoppen, for bl.a.at
bemande ressourcepladsen.
Ledig Pædagogstilling i Kastaniegården fra 1. april. Vi afventer mulig ny struktur inden vi foretager os yderligere

Status i børnetal 23:
Græshoppen 34,5 børn
Kastaniegården 62,3 børn
Mini-Max 34,4 vg børn, 79,8 bh børn
Dagplejen 60,6 børn

3. Præsentation af budget for 2023, herunder forudsætninger for den økonomiske ramme.
Gennemgået

4. Status på evt. ny struktur, hvor langt er vi og hvad skal vi have styr på?
Den nye dagtilbuds og skolestruktur besluttes slut februar, inden da arbejdes der på mange områder for
forberede sig til det nye. Der pågår samtaler med lederne fra de nedlagte distrikter. Ledelserne forventes fordelt fra 1/3-23
Der arbejdes i ledelsesteamet på en procesbeskrivelse i forhold til at tage imod de nye børn, familier og medarbejdere fra distrikt Kystskolen.
Det forventes at bestyrelsen skal afgive høringssvar i februar 23 i forhold til tildelingsmodel og styrelsesvedtægter.

5. Valg til ny bestyrelse. Hvornår og hvordan afholder vi valg til ny bestyrelse?
Ifølge styrelsesvedtægter skal valget foretages inden d. 15. feb. Vi har allerede planlagt valg onsdag d. 8/2-23. Vi beslutter at forældre afgiver deres stemmer i de
enkelte børnehuse og dagplejer. Ulla tager sig af alle de praktiske forhold i forbindelse med valget.
Valg af medarbejder repræsentanter til bestyrelsen skal ligeledes iværksættes. Ulla sørger herfor. Susanne træder ud af bestyrelsen grundet skolebarn.
Tine ønsker at genopstille til bestyrelsen. To forældre skal vælges til bestyrelsen samt to suppleanter. Blandt medarbejderne skal der vælges en til
bestyrelsen samt to suppleanter.

6. Begyndende drøftelser af hvordan bestyrelsen involveres i læreplansarbejdet?
Involvering i læreplansarbejde er ikke et anliggende for bestyrelsen alene. Der er bred enighed om at den daglige dialog med
forældre om deres børns trivsel skal prioriteres. Gode praksiseksempler omkring børnene i relation til læreplanstemaerne kunne være en måde at involvere
forældre i deres børns hverdagsliv i dagtilbuddene. Forældremøder, hvor forældre involveres aktivt i eks. gymnastik, sproggrupper ol. kan være en ide i forhold
til forældreinvolvering.

7. Evt.
Der er udarbejdet en miljøsaneringsrapport i forhold til nedrivning af seniorhuset. Alt foregår forsvarlig og efter forskrifterne. Der er ingen risiko for børn og medarbejdere.
Næste møde. Ulla indkalder til møde, som bliver et konstitueringsmøde med evt. høringer af tildelingsmodel og styrelsesvedtægter

Bestyrelsesmøde marts 23  

Dato: 13/3-23  

Sted: Mini-Max

Kl.: 19.00-21.00

Deltagere: Mark, Tine, Trine, Dorthe, Ida, Lasse, Carina og Signe og Ulla  

Afbud: Camilla

Ordstyrer: Ulla

Referent: Ulla   

Referat:  

1. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde.

Godkendt med underskrift

2. Overgangsbestyrelsen konstituerer sig.

Vi afventer nye styrelsesvedtægter som følge af ny struktur. Indtil vi har det på plads har vi konstitueret os, med Mark som formand og Camilla som næsteformand. Tine indtræder i bestyrelsen. Ulla indsender navne til administrationen

3. Orienteringspunkter ved Ulla

• Musik i dagtilbud, dokument udleveret. Vi drøfter tiltaget ved bestyrelsesmødet i april.
• Den kulturelle rygsæk, orientering
• Børnehusene får tilsyn i løbet af de næste måneder. Tilsynene tager afsæt i tilsynsmateriale KIDS. Tilsynet udføres af dagtilbudskonsulent eller dagtilbudsleder fra andet distrikt. Der gives feedback torsdag d. 1. juni kl. 12.30-14.30, Søndersø mødelokale 3. Mark fra bestyrelsen deltager.
• Forældremøder i børnehusene er planlagt. Der vil være fællesoplæg fra de tværfaglige medarbejdere omkring sprog, motorik og neuro affektiv udvikling og efterfølgende møder på de respektive stuer/grupper i børnehusene.

Regnskab 22

Vi overfører 236.928 kr. 0,9 % fra 2022 til 2023

Status ansættelser 

Opgørelse over ledige stillinger i distriktet.

• Kastaniegården 30 timers pædagog stilling
• Græshoppen 34 timers pædagog stilling
• Mini- Max 37 timers barselvikariat(pædagog)
• Mini-Max 30 timers pædagog stilling
• Mini-Max Evt. pæd. stilling i vuggestuen 20-25 timer.
• I dagplejen har 2 søgt nye udfordringer og 1 er afskediget.

Grundet ny struktur, er der ansættelsesstop. Stillingerne bringes i spil i proces om ”Overtallige/undertallige”. Herefter tager vi stilling til ansættelser, procedurer og ansættelsesudvalg.

Der dispenseres i forhold til dagplejen og barselsvikariatet. Begge stillinger slås op.

Status i børnetal 23  

Sletten

                Kystskolen

Fyrtårnet pr. 1/8 er der 13 børn, 3-4  skolebørn og 9 mangler at tage stilling til valg af ny institution

3. Status på evt. ny struktur, hvor langt er vi og hvad skal vi have styr på?

Procesplan udarbejdet.

Ledelserne forventes at være på plads på torsdag d. 16/3

Processen med at overflytte medarbejdere starter d.3/4

Børnetallene følges tæt, idet det får betydning for hvilke afdelinger medarbejderne flyttes til.

Bestyrelsen undrer sig over at der ikke er planer om ny institution i Otterup midtby, alle pladser er fyldt op og vi kan således ikke tilbyde pladser til ex. tilflyttere

Ulla snakker med skole og dagtilbudschef Gitte Høj og melder tilbage.

Kommunikationen omkring skoleindskrivning har været mangelfuld. Forældre har en oplevelse af at skulle vente meget længe på svar på hvilken skole barnet skal gå på. Det er svært at snakke og forberede barnet på det nye/ skole.

Næste møde. Torsdag d. 20/4 med forældrerådene obs. på høringer + ”musik i dagtilbud”

Distrikt Sletten d. 14/4-23
Bestyrelsesmøde april 23
Dato: 20/4-23
Sted: Mini-Max
Kl.: 19.00-21.00

Deltagere: Mark, Camilla, Tine, Trine, Dorthe, Ida, Lasse, Carina og Signe og Ulla
Afbud:
Ordstyrer: Ulla
Referent: Ulla
Bestyrelsesmøde kl.19-20
Dagsorden:
1. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde.
Godkendt med underskrift

2. Orienteringspunkter ved Ulla
- Økonomi.
I 2023 har vi budget på ca. 25.mil. Budget i det nye distrikt er på ca. 34 mil. Vi får tildelt ”overgangsøkonomi” på 224.000 kr. Beløbet er en del af provenuet som følge af strukturændringerne.
Det nye budget gældende fra 1/8-23 bygger på den tildelingsmodel vi kender til i dag. Tildelingsmodellen skal evalueres med henblik på udarbejdelse af ny.
Kommune økonomien er presset. Der afholdes møde mandag d. 24/4 for nærmere info, Ulla deltager.
- Status ansættelser.
Tine deltager ved ansættelsessamtalerne til dagpleje stillingen og barselsvikariat i vuggestuen
Info om ”Processen om overtallige og undertallige” Udfaldet af processen skal afgøre hvor mange stillinger vi skal have slået op.

- Status i børnetal 23
Græshoppen 39,9
Skovtroldene Vg 14 Bh 44,8
Kastaniegården 64,7
Dalskovreden 37,8
Mini-Max Vg 35,1 Bh 85,3
Dagplejen Sletten + kyst 60,8 27,8

- Forældremøder i børnehusene
Forældremøder planlagt og invitationer er sendt ud- Dialogmøde
Dialogmøde med bestyrelserne og B og U politikerne d. 6. juni kl. 19-21- Pladsanvisningsudfordringer
Udfordringer med pladsanvisningen grundet nyt system

3. Samarbejde med Nordfyns musik skole, herunder udgifterne hertil. Anslået pris for samarbejdet med musikskolen ca. 70.000 kr. Svarende til ca. 165 kr. pr. barn pr. år

4. Gennemgang af Styrelsesvedtægter med henblik på udarbejdelse af høringssvar(bilag)
- Separat høringsvar udarbejdet.

5. Evt.

Bestyrelses- og forældrerådsmøde kl. 20-21

1. Hvad rør sig i de enkelte dagtilbud. Vi går en runde.
Det mærkes tydeligt at vi har sendt førskolebørnene afsted.
Begyndende drøftelse og erfaringsudveksling vedr. morgenmad og fotografering
2. Status på ny struktur. Hvor er vi og hvad skal vi have styr på
Kort info. Processen er stor og er er godt i gang.
Vi er i proces i forhold til at finde et velegnet lokale til dagplejens legestue
Ulla melder på AULA når beslutninger i forbindelse med den nye struktur er på plads.

Næste møde: d. 16/8-23. Vær opmærksom på at der kan komme ekstra møder i forbindelse med høringer omkring forhold i den nye struktur

Punkter til de kommende bestyrelsesmøder:
- Fotografering
- Morgenmad i børnehusene
- Tildelingsmodel
- Frokostordning

D. 22/6-23

Fravalg af frokostordning i dagtilbudsdistrikt Sletten

Bestyrelsen har på møde d. 21/6-23 drøftet tilbuddet om frokostmåltid i dagtilbud.

Det besluttet at fravælge frokostordningen.

På vegne af bestyrelsen

Ulla Windfeld-Lund

Bestyrelsesmøde august 23  

Dato: 23/8-23

Sted: Græshoppen

Kl.: 19.00-21.30

Deltagere: Tine, Camilla, Trine, Dorthe, Ida, Lasse, Anders, Kristoffer, Pernille, Tina, June og Ulla  

Afbud: Mark, Signe, Janine, Carina

Ordstyrer: Ulla

Referent: Ulla   

Referat:  

1. Præsentationsrunde. Grundet nye deltagere, tager vi en kort præsentationsrunde.
2. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde.
   Godkendt

3. Orienteringspunkter

• Status økonomi:
  Midt september skulle vi kunne se økonomien. Der pågår et arbejde med at få alle data ind, efter vi er blevet et nyt distrikt.

• Status ansættelser:
  Mini-Max: Vi søger lige nu en 25 timers pædagog til vuggestuen
  Skovtroldene: medhjælperstilling er sat på hold indtil vi har overblik over kommende børn.
  Dagplejen/vuggestuerne: Vi står muligvis over for en udfordring med pladser til nye 0-3 årige børn.

• Status struktur:
  - Lederstatus på strukturens påvirkning i dagtilbuddene. Alle er i et eller andet omfang berørt af strukturforandringen
  - Der er en del systemtekniske udfordringer, som skyldes tilpasninger til det nye distrikt
  - Vi har fået lavet en samarbejdsaftale (forpligtende samarbejde med skolerne) Samarbejdsaftale kommer på hjemmesiden midt september.
  - Der arbejdes med Tildelingsmodel for budget 24. Dagtilbuddene forventes at få tilført en del i forbindelse med minimumsnormeringer
  - Distriktets nye hjemmeside er på plads:

Distrikt Sletten - Dagtilbudsdistrikt Sletten (nordfynskommune.dk)

• Legestueplaceringer:
  Indtil videre hører 5 legestuegrupper til i Kastaniegården, 1 i Dalskovreden og 1 på Krogsbølleskole – alle legestuegrupper kommer hver 14. dag.
  I fremtiden satser vi på at alle legestuegrupper er på skolerne.
• Pladsanvisningssystem:
  1.september. Vi introduceres til det nye system i næste uge.
• Bestyrelsesvalg:
  Ny bestyrelse vælges frem til feb. 25
  Medarbejdervalg: Ida og Dorte stiller op. Der ”efterlyses” flere der ønsker at stille op blandt medarbejderne. Ellers bliver Ida og Dorthe valgt
  I uge 36 ”efterlyser” vi forældre til bestyrelsen. Der afholdes valg i hvert dagtilbud. Stemmer afgives elektronisk eller i stemmeboks i børnehusene.
  Valghandling slutter d.15/9 og resultatet offentliggøres d.19/9
  Ny bestyrelse konstitueres d.27/9 på møde i Mini-Max kl. 17-19
  Der skal foreligge en formandsberetning fra bestyrelsesformanden. Ulla snakker med Mark.

4. Budget 24.

- Med afsæt i nedenstående udarbejdes et høringssvar
- Forsigtig med at fjerne de midler der fra tildeling til Nordfyns skolerne. Vi ser en væsentlig faktor i ikke at spare på specialområdet.
- Sats på almenområdet. Der skal tilføres midler til basisbudgettet. Almentilbuddet skal løftes. (Almenområdet skal løfte mere).
- De første udmeldinger på provenuet efter strukturændringen var på 18 mill. Aktuelt er der nu 13 mill. Vi ønsker klarhed over hvorfor beløbet har ændret sig
- 1% procent rammebesparelse viser ikke politisk retning og vil påvirke kerneopgaven

5. Foreløbige tilbagemeldinger på morgenmads bespisningen.
   1. august afkortede vi tiden, hvor børnehusene tilbyder morgenmad.

- Præcisering Beslutningen omfatter ikke dagplejen.
- Positive tilbagemeldinger fra hhv. Kastaniegården og Mini-Max. Der opleves mere tid til fx at vinke og fordele sig.

6. Begyndende drøftelser af åbningstider og koordineret pasning.
   - For begge dele gælder at disse skal tilpasses, så alle dagtilbud arbejder ud fra gældende serviceramme og vilkår i øvrigt.
   - Derfor skal åbningstiden og koordineret pasning harmoniseres. Dette er en arbejdsopgave for den nye bestyrelse.
   - Ændringer i vilkårene sker med 3 mdr´s varsel.

Bestyrelsesmøde september 23  

Dato: 27/9-23

Sted: Mini-Max

Kl.: 17.00-19.00

Deltagere: Camilla, Simon, Thomas, Lizzi, Trine, Mia, Celine, Dorthe, Ida, og Ulla  

Afbud: Tine

Ordstyrer og referant: Ulla

Referat:  

1. Præsentationsrunde og konstituering.

Der er udarbejdet et særskilt dokument med navne og fordeling af formand, næstformands posterne samt suppleanter. Dokumentet fremsendes til administrationen og offentliggøres på hjemmesiden. 

https://dagtilbudsdistrikt-sletten.nordfynskommune.dk/

2. Mødedatoer for bestyrelses- og forældrerådsmøder frem til feb. 25 samt styrelses

Udleveret. Vi forsøger os med mødeafvikling i tidsrummet 17-19.30

3. Præsentation af Nordfyns kommune

Fokus på skole og dagtilbud og distrikt Slettens nye struktur.

4. Orienteringspunkter

• Dialogmøde

Camilla og Ulla har deltaget i Dialogmøde med børne- og unge politikerne. Temaet var den økonomiske tildelingsmodel. Vi drøftede anbefalinger og prioriteringer, som kan komme vores børn i dagtilbud til gode.

Tildelingsmodellen skal i høring i bestyrelsen i november. Dagsordensættes til bestyrelsesmødet i november.

• Nyt pladsanvisningssystem

Vi er nu ved at få et overblik over fordelingen af børn til de enkelte dagtilbud. Særligt følger vi udviklingen tæt i forhold til dagplejen, da der ikke er mange ledige pladser.

• Ledelsessituationen i Dalskovreden

Pædagogisk leder har søgt nye udfordringer og vi skal derfor have lavet et stillingsopslag. Indtil ny leder er ansat, varetager Ulla ledelses funktionen I Dalskovreden og for dagplejen, med hjælp fra ledelsesteamet.

• Pædagogstillinger

Stillinger til hhv. Græshoppen og Dalskovreden er i opslag. Bestyrelsen deltager med en repræsentant i ansættelsesudvalget.

– Arbejdstilsynet

Arbejdstilsynet har været på besøg i Mini-Max og de har fået en grøn smileyJ

5. Fotografering af bestyrelsesmedlemmer

Tine er fraværende. Billede tages ved næste bestyrelsesmøde

Næste møde er d. 22/11-23 kl. 17-19.30 i Dalskovreden.

Bestyrelsesmøde november 23

Dato: 28/11-23
Sted: Dalskovreden
Kl.: 19-21.30
Deltagere: Camilla, Simon, Thomas, Lizzi, Trine, Tine, Celine, Dorthe, Ida,
og Ulla
Afbud: Mia
Ordstyrer: Ulla
Referent: Ulla

Referat:
1. Godkendelse af referat fra sidste møde
Referat underskrevet

2. Orienteringspunkter
- Pædagogisk leder til Dalskovreden og dagplejen
Gerth Aastrup Hansen, starter 1/1-24
- Stillinger i distriktet.
En pæd. medhj. stilling i vuggestuen i Skovtroldene. Simon
fra bestyrelsen deltager ved ansættelsessamtalerne.
- Foreløbig status på børnetal i 2024
Børnehusene Mini-Max og Kastaniegården, har ingen ledige pladser
Børnehuset Dalskovreden pt. 33 indmeldte børn, en del ledige pladser
Børnehuset Græshoppen pt. 50 indmeldte børn. Når renovering er gennemført, vil der være ledige pladser. Der foreligger endnu ikke et tidsperspektiv for renoveringen. Børnehuset Skovtroldene, vuggestuen stort set fyldt op. Der
er få Ledige pladser i børnehaven. Dagplejen har først ledige pladser til sept./okt.
Der søges om etablering af vuggestue i Børnehuset Kastaniegården med plads til 10 børn. Sagen behandles politisk i december måned.
- Status økonomi.
Børnetalsreguleringer for juli til og med dec. Udgør 598.000 kr. Regnskab for 2023, ud fra et forsigtigt skøn, oveskud på ca. 600.000
- Lederseminar for ledelsesteamet i distriktet
Kort præsentation af temaer til drøftelse.
- Førstehjælp
Der afsættes et årligt beløb på ca. 35.000 kr. til førstehjælp. Stort set alle medarbejdere har gennemført en praktisk del og skal nu certificeres, dette foregår digitalt. Certificeringen sker 1 gang årligt.
- Musikskolen
Der samarbejdes med musikskolen, hvor alle børn i distriktet bliver introduceres til musik og sang i et forløb af 8 uger om året. Udgiften hertil udgør ca. 80.000 kr. om året.
- Orientering om brev omkring udmøntning af frisættelsespulje.
Der er ikke taget beslutning om, hvor dagtilbud skal frisættes og hvordan det i øvrigt er tænkt.

3. Høring af tildelingsmodel (budgetforudsætningerne for de endelige budgetter)
Høringsvar udarbejdes og godkendes efterfølgende i bestyrelsen.

4. Forslag om portrætfotografering i distriktet. Bestyrelsen beslutter at der ikke længere skal tilbydes portrætfotografering i de enkelte dagtilbud. Der vil blive arrangeret gruppefotografering af de enkelte børnegrupper 1 gang årligt.
Børnene kan bruge gruppe billedet, til at udpege og snakke om børn og voksne i deres dagtilbud.

5. Harmonisering af Koordineret pasning.
Bestyrelsen beslutter at Skovtroldene og Dalskovreden, ligesom de øvrige dagtilbud i distriktet, indgår i de koordinerede pasningsuger, som omfatter:
3 uger i sommerferien
1 uge i efterårsferien
Dagene ml. jul og nytår samt d. 31.december
1 uge i vinterferien (uge 7)
3 dage før påske
Fredagen efter Kr. Himmelfart
Koordineret pasning er en effektiv ressourceudnyttelse, hvor der typisk er lavt fremmøde af børn og hvor flest mulig medarbejdere derfor kan afvikle ferie.
Der udarbejdes en skrivelse, som henvender sig specifikt til Skovtroldene og Dalskovreden. Beslutningen sker med 3 måneders varsel.

6. Begyndende drøftelser af økonomiske prioriteringer for 2024
Der er forskellige perspektiver på fysio- , logopæd. indsatser, forberedelsestid, og minimumsnormeringer.
Penge til faglige inputs, som kan dygtiggøre medarbejderne omkring brugen af rim og remser. Ledelsesteamet drøfter og præsentere prioriteringerne når budgetterne er på plads.

7. Evt.
Pkt. til næste gang
- Harmonisering af Åbningstider
- Tilbagemeldinger fra lederseminar

Næste bestyrelsesmøde d. 10/1-24 fra kl. 17-19.30 i Børnehuset
Kastaniegården